De quelle façon peut-on dématérialiser le cachet d’une entreprise ?

Publié le : 16 novembre 20214 mins de lecture

Les documents concernant la gestion comptable telle que les factures s’exposent à la tendance de la dématérialisation. Pour les sociétés, les avantages sont clairs : fluidification du workflow, réduction des coûts, gain de temps et d’espace. Le passage pour le numérique à partir du papier doit néanmoins respecter des strictes règles visant à assurer la validité fiscale et légale de leurs documents.

Comment procéder à la dématérialisation comptable ?

L’explosion des documents et données touche toutes les sociétés d’entreprise et toutes les ressources humaines à la comptabilité. Notes de frais, Bulletins de paie, contrats, bons de livraison, factures… tous les services comptables devraient parfois gérer parallèle papier et documents numériques. De quoi pousser de plus en plus de sociétés à se jeter dans un procédé de dématérialisation systématique. L’État encourage d’autant plus ce mouvement. Depuis récemment, toutes les entreprises et les sociétés ont l’obligation et le devoir de léguer leurs factures en format électronique à leurs prospects.

La question de sécurisation de vos documents

Tant de comptables devront justifier l’intégrité leur authenticité et de leur contenu. Grâce à des solutions relatives à la signature électronique et à l’horodatage, que vous pourrez les dénicher sur le site www.universign.com, vos dossiers comptables numériques obtiendront autant de valeur juridique que celle des documents papier. Par ailleurs, ils seront absolument sécurisés. La numérisation comptable est une alternative à l’explosion des documents financiers et des informations comptables des entreprises. En outre, la dématérialisation comptable aide à éviter les incontournables erreurs lors de la saisie manuelle de vos données.

Comment inciter l’État à la dématérialisation ?

Pas d’obligation pour le secteur privé, mais seulement une importante incitation à la dématérialisation. Au niveau européen, une loi instaure une équité entre la facture papier et celle qui est numérique. La directive européenne oblige ainsi les administrations fiscales des pays membres à se mettre d’accord sur les factures électroniques. Pourtant, une importante condition sur l’intégrité et l’authenticité du document s’impose à titre de garanties par une signature électronique qui inclue un système d’horodatage. Particulièrement en France, depuis récemment encore, il devient impossible de présenter un certain refus vis-à-vis des factures émises dématérialisées. Une facture électronique doit entièrement substituer la facture papier ainsi que l’envoi de PDF dans les échanges inter sociétales. Numériser les documents ne sera pas assez pour leur procurer une valeur juridique. Pour ce but, il vous faudra garantir sa véracité concernant l’identité de celui qui l’a émise. Du coup, il vous faudra employer une signature électronique. La signature électronique vous aidera à garantir l’authenticité de son contenu.

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