Signer l'écran est une expérience courante dans les banques traditionnelles et les compagnies de télécommunications et d'assurances. Mais même les petites entreprises ont découvert les avantages de la signature numérique. Cette technologie est abordable pour tout le monde, mais les avantages évidents par rapport au papier constituant la raison principale. Pourtant, comment les archiver ?
Disque local partagé
Un disque dans un réseau informatique local est la première option pour stocker les contrats signés numériquement, les protocoles de transfert, les factures partagées de livraison et les certificats de révision et de service. Étant donné que la création d'un disque centralisé est relativement simple, cela ne devrait pas poser de problème, même pour un administrateur réseau ordinaire. Après avoir défini les droits d'accès, même d'autres utilisateurs connectés au réseau de l'entreprise peuvent avoir accès aux fichiers, éventuellement même à distance via le protocole Internet. Les données peuvent être stockées sur un disque partagé de l'un des ordinateurs connectés au réseau local ou sur un serveur réservé qui fait office de système de fichiers.
Stockage en ligne
L'utilisation de certains stockages cloud populaires tels que Google Drive ou OneDrive est une solution plus moderne, confortable, sûre et efficace pour stocker des documents sur un disque local. Aujourd'hui, la majorité des gens créent des documents dans le package Office. Imaginez que vous préparez un contrat au bureau que vous stockez au format PDF dans un stockage cloud. Lorsque vous allez voir le client pour discuter de derniers détails en personne, vous prenez la tablette pour vérifier les détails et les conditions et faire signer le contrat par le client directement à l'écran.
Le logiciel de signature numérique garantit que ni le contenu du contrat ni les signatures ne peuvent être modifiés et le stocke automatiquement sur un disque virtuel dans un cloud. Si nécessaire, un document peut être codé pour qu'il ne puisse être lu qu'avec une clé spéciale.
Système de gestion de documents
Un système d'administration et de gestion des documents est la troisième option pour traiter les documents électroniques. Cela peut être une option intéressante pour les entreprises qui, pour diverses raisons, refusent d'utiliser le cloud. Peut-être qu'ils ont du matériel redondant qui n'a pas été entièrement amorti, ou qu'ils ne se sentent toujours pas à l'aise s'ils n'ont pas leurs documents avec eux pour ainsi dire, ou ils ont des exigences plus élevées et veulent plus qu'un stockage sécurisé pour les documents, car ils doivent une intégration plus poussée avec le système ERP de l'entreprise où ils souhaitent exécuter des processus liés aux documents. L'idée de développer un système DMS peut apparaître comme une solution complexe et seules les grandes entreprises peuvent permettre.